[Télétravail] Guide de survie par Payfit et Innovorder

Innovorder
10 avril 2020

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35ème jour de confinement.

Dimanche soir, notre premier Ministre, Edouard Philippe, nous a annoncé que plus de 50% de l’humanité était en confinement. Le full télétravail est entré dans le quotidien de beaucoup de français. 1 mois de confinement, prolongé d’un mois supplémentaire… La motivation des premiers jours commencent à s’estomper, le café avec nos collègues commencent à nous manquer, et on rêve même de notre trajet en métro. Bref, le confinement commence à être long.

Amandine Braillard, DRH de Payfit et Innovorder se sont alliés pour vous donner des conseils à appliquer pendant le confinement.

Le full-remote change les méthodes de travail des entreprises. Comment vous êtes-vous organisés en interne ?

Payfit : Le télétravail était déjà une pratique courante, mais évidemment, ce n’est pas la même chose de passer toute l’entreprise en full-remote et sur du long terme.

Selon moi, il y a deux challenges principaux :

  • s’assurer du bien-être des équipes : nous ne sommes pas tous égaux par rapport au cadre de télétravail – il est important d’avoir en tête que cela peut impacter la productivité des uns et des autres. Nous avons aussi encouragé les managers à rappeler à chaque employé ses objectifs et ses missions pour tous avancer ensemble.
  • garder le lien avec les équipes et entre les équipes : il faut pour cela créer davantage de moments de communication : des cafés entre équipe ou des random coffee entre collègues “inconnus” s’organisent, de très courtes interventions sont réalisés par des managers, des Slido et une chaîne Slack sont ouverts pour que chacun puisse poser ses questions. Il y a aussi des initiatives
Innovorder : Passer toutes les équipes en full-remote a été un réel challenge pour Innovorder. Le télétravail est déjà bien instauré dans la culture de l’entreprise, mais nous avons de nombreux rituels où l’échange humain prime. Nous avons travaillé sur deux objectifs :
  • garder le lien entre les équipes : nous avons conservé tous nos rituels du bureaux, mais en les passant en virtuel. C’était notre première fois à 50 sur Hangouts… Impressionnant, mais très pertinent. Il était important pour nous d’être transparent et de communiquer très régulièrement sur les informations, et actualités de l’entreprise. Nous avons également organisé des rituels café et afterworks pour renforcer le lien entre les équipes.
  • accompagner nos collaborateurs pendant ce confinement : nous avons récemment élaboré une carte représentant la position des collaborateurs Innovorder pendant le confinement. Une grande partie des équipes est à Paris, seul ou à plusieurs, en appartement ou en maison. Toutes les semaines, nous envoyons une newsletter avec 5 conseils sur le télétravail et 5 bons plans (film, série, recette, …) pour les accompagner.

Comment gardez-vous le lien avec vos collaborateurs : avez-vous créé de nouveaux rituels ? nouveaux RDV ? nouvelles habitudes ?

Payfit : Nous avons bien sûr créé de nouveaux rituels comme les “e-coffee” dont je vous parlais plus tôt, ou les “Open-Mic” avec notre CEO. Nos équipes aussi font régulièrement des cafés ou des cours de sport digitaux ensemble.

Pour le reste, nous avons surtout digitalisé des rituels que nous avions :

  • les team meetings, réunissant l’ensemble de l’entreprise, se font toujours via Zoom, toutes les semaines au lieu de tous les 15 jours
  • pour les nouveaux arrivants, nous avons digitalisé l’onboarding. Chaque département continue de présenter son activité et ses objectifs aux nouveaux employés.
Bien que cela soit des processus habituels, nous avons dû les repenser pour qu’ils restent impactants, même en digital.

Innovorder : Nous avons effectivement gardé nos anciens rituels, comme nous avons pu vous le dire plus tôt et nous en avons créé de nouveaux :

  • nos rituels d’équipe : tous les lundis matin nous lançons la semaine par une réunion avec tous nos collaborateurs “IO News”, chaque équipe a ensuite une réunion par jour (sous forme de café ou non), et tous les vendredis nous organisons une réunion focus sur une actualité de l’entreprise, les “IO Lab”.
  • nos rituels de bureaux : les moments informels entre collègues nous manquent également. Nous en avons créé des nouveaux virtuels : les TimeBreak, limité à 8 personnes, ce café permet aux collaborateurs de différentes équipes d’échanger. Un mot d’ordre : activation de la caméra obligée pour rendre le RDV plus humain.

Tous les jeudis soirs, nous proposons une soirée quizz pour remplacer les Afterworks. Nous avons déjà testé le BlindTest 2.0., le Quizz de Culture Générale, le Quizz “N’oubliez pas les paroles” et le Pictionnary virtuel qui ont connu un fort succès !

Nous avons 6 personnes qui ont été onboardées pendant cette période de confinement. C’est également un excellent moyen de rencontrer les autres collaborateurs de l’entreprise de manière informelle.

Certains vivent le confinement seul, certain dans des appartements, … Participez-vous également à l’accompagnement de l’épanouissement personnel de vos employés ?

Payfit : Bien sûr, le département RH a contacté tous les employés de PayFit pour s’assurer du bien-être de chacun et mesurer le besoin d’accompagnement de chacun.

Nous avons voulu en savoir plus sur le confort de chacun en télétravail. Comme je vous le disais avant, en temps normal nous avons le même cadre de travail, alors qu’en télétravail nous ne sommes pas égaux, et cela peut avoir un impact. C’est notre rôle de RH d’avoir conscience de ceux qui sont impactés négativement.

Nous partageons aussi régulièrement avec eux des astuces pour se changer les idées : nous avons publié “les bons plans du confinement”, mis en place des sessions de sport ou des random coffee pour continuer de rencontrer des employés d’autres équipes

Innovorder : Nous accompagnons nos collaborateurs dans cette épreuve tout d’abord, grâce aux différents rituels “informels” que nous proposons. Lors des TimeBreak et Apéro que nous organisons nous pouvons également rencontrer les enfants, amis, compagnons de chacun ce qui permet de créer plus de lien entre les équipes.

De plus, comme nous avons pu déjà le dire, nous envoyons une liste de conseils et de bons plans à nos collaborateurs chaque semaine, afin qu’ils puissent les appliquer chez eux. Nous accentuons beaucoup sur la déconnexion avec le travail, qui peut être compliqué lorsqu’on vit dans un petit espace. Nous conseillons également de nombreux jeux virtuels et applications pour que nos collaborateurs puissent les utiliser à titre personnel et en profiter en famille ou entre amis.

Vos derniers conseils ?

Payfit : En tant que RH, nous avons un rôle important à jouer dans cette crise : celui d’accompagner au mieux les salariés de nos entreprises, dans un contexte nouveau et instable. Nous avons choisi d’avoir une communication très transparente et très régulière, je ne peux que vous encourager à faire de même.

Innovorder : Nous avons décidé de renforcer nos liens avec nos équipes pendant cette période de confinement. Nous conseillons d’être transparent et de bien communiquer auprès de ces équipes dans ce contexte si particulier.

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